TIER Mobility gewinnt Kontrolle über Ausgaben dank Tipalti
- Ein Onboarding für Auftragnehmende, das finanzielle Entscheidungsträger von Anfang an involviert
- Optimierte, flexible und maßgeschneiderte Bestellanforderungen und -aufträge
- Bestellanforderungen und -aufträge können schnell an die Anforderungen der Tochter angepasst werden
TIER Mobility ist Pionier im Bereich des nachhaltigen Nahverkehrs. Das Unternehmen gestaltet das Stadtbild mit leicht zugänglichen, erschwinglichen Mobilitätslösungen auf der ganzen Welt neu. Als vollständig klimaneutrales Unternehmen hat sich TIER dazu verpflichtet, alle mit Aufladung, Produkten, Betrieb und Transport verbundenen Emissionen zu reduzieren.
100+
Onboarding von über 100 Nutzer
4 Wochen
Bereitstellung in
Herausforderung
In weniger als drei Jahren gewann TIER über 500 Mitarbeitende und benötigte eine Lösung, die mit dem Wachstum und Tempo des Unternehmens Schritt halten konnte. Mit Sitz in Berlin und rascher Expansion in der EU deckt die Beschaffung bei TIER Bereiche wie Transport, Hardware, Software und Beratung ab. Und das bei Hunderten von verschiedenen Auftragnehmenden.
Angesichts der schnell wachsenden Beschaffungsvorgänge brauchte TIER einen Prozess für Bestellanforderungen und -freigaben, die Buchung von Wareneingängen und das Onboarding neuer Auftragnehmender. Ursprünglich versuchte TIER, den gesamten P2P-Prozess auf NetSuite aufzubauen. Dies stellte sich jedoch schnell als zu kompliziert für die vielen Nicht-Finanzakteure heraus. TIER musste einen besseren Weg finden und zwar mit einem Prozess, der einfach und flexibel bleibt und gleichzeitig in das ERP NetSuite integriert werden kann.
Die schnelle Bereitstellung ist für uns als wachsendes Unternehmen im Wandel wichtig. Wir brauchen hochwertige, schnelle und flexible Tools, die mit uns mithalten können. Wir können es uns nicht leisten, von einem langen Bereitstellungsprozess aufgehalten zu werden.
markus stellmach | senior manager of finance systmes, tier mobility
Die größten Beschaffungsherausforderungen von TIER:
1. Die Bereitstellung eines einheitlichen Prozesses für ein schnell wachsendes Team mit mehreren Tochterunternehmen.
Mit über hundert Stakeholdern und mehreren Tochtergesellschaften musste TIER ein Verfahren entwickeln, das Antragstellende und Freigebende aus verschiedenen Abteilungen wie Betrieb, Marketing, F&E sowie aus den Bereichen Buchhaltung, FP&A, IT und Recht einbezog. Einige dieser Stakeholder waren dafür verantwortlich, sämtliche Einkäufe und Auftragnehmer im Auge zu behalten. Außerdem sieht TIER einen strengen Zeitplan für die Bereitstellung neuer Tools vor, der viel kürzer ist als bei herkömmlichen Lösungen. Innerhalb weniger Wochen war eine schnelle Bereitstellung, vollständiges Onboarding und einfache Umsetzung im ganzen Unternehmen erforderlich.
2. Neue Auftragnehmende wurden vor dem Import in NetSuite nicht vom Finanzteam freigegeben.
Mitarbeitende beantragten neue Auftragnehmende und gaben Bestellungen bei Anbietern auf, die noch nicht im System waren. Wenn Mitarbeitende die gewünschten Auftragnehmenden nicht finden konnten, fügten sie oft neue hinzu – selbst wenn die Gesuchten bereits vorhanden waren. Diese unbeabsichtigte Duplizierung und das daraus resultierende Chaos führten zu Spannungen, die vermeidbar gewesen wären, hätte die Finanzabteilung die Möglichkeit gehabt, alle Anfragen zu Auftragnehmenden zu überprüfen und freizugeben. Letztlich strebte TIER danach, mehr Kontrolle über die Daten zu gewinnen, die in NetSuite eingegeben wurden.
3. Beschaffungsvorgänge für Mitarbeitende waren zu kompliziert
Ohne benutzerfreundliches Beschaffungstool können alle Mitarbeitenden nur schwer einheitlich und korrekt arbeiten. Die Mitarbeitenden von TIER hatten Mühe, Bestellaufträge direkt in NetSuite zu erstellen. Es bestand die Notwendigkeit, diese Bestellanforderungen um wichtige Kriterien zu ergänzen, die über die Abteilung hinausgehen, wie z. B. bestimmte geografische Standorte. Das System von NetSuite war nicht flexibel genug, um auf diese Anforderungen einzugehen. Dies führte zu langsameren Freigabe-Workflows.
4. Das Finanzteam wurde mit zu vielen Alltagsaufgaben überlastet.
Da die obenstehenden Kriterien nicht zur Bestellanforderung hinzugefügt werden konnten, fiel mehr manueller Aufwand an. Mitarbeitende mussten sich direkt an die Führungskräfte des Finanzteams wenden, um die jeweiligen Bestellungs- und Freigabe-Workflows zu erhalten.
Lösung
Nach der Recherche zahlreicher Beschaffungs-Tools stellte TIER fest, dass Tipalti die Schnelligkeit und Qualität bietet, die das Unternehmen zur Unterstützung ihres wachsenden Teams benötigt. Die Beschaffung wurde in NetSuite integriert, sodass Nutzer Bestellanforderungen und Anfragen von Auftragnehmenden einfach einreichen und freigeben sowie alle vergangenen und aktuellen Beschaffungsvorgänge mühelos im Auge behalten können. Jetzt ist das Finanzteam frei von der Verwaltung der täglichen Wartungsaufgaben und kann sich auf wichtigere Geschäftsaufgaben konzentrieren.
Wir wollten mit einem jungen, flexiblen und dynamischen Unternehmen zusammenarbeiten. Unternehmen in einer ähnlichen Phase sollten bedenken, dass es nicht nur um das Finden eines passendes Tool geht, sondern auch um eine passende Kultur.
markus stellmach | senior manager of finance sytems, tier mobility
Tipps und Empfehlungen von TIER:
Beziehen Sie Beteiligte frühzeitig in den Prozess ein, damit sie ihre Anforderungen definieren können.
TIER involvierte alle relevanten Abteilungen und Interessenvertreter von Anfang an in den Bereitstellungsprozess und ermutigte alle Nutzer, eigene Schwerpunkte und Verantwortlichkeiten miteinzubringen.
Ernennen Sie einen internen Projektmanager zur Abstimmung mit Teams und zum Sammeln von Feedback.
Diese Ordnung und Struktur erleichterte die Zusammenarbeit mit dem Tipalti Team und die Bereitstellung der erforderlichen Daten zur Definition des neuen Prozesses: von hierarchischen Strukturen bis hin zu Angaben über Abteilungen, Standorte und Abhängigkeiten.
Investieren Sie in eine Lösung mit gut strukturiertem Onboarding.
TIERs Einsatz von Anfang an, zusammen mit dem unkomplizierten Service des Tipalti Onboarding-Teams, machte eine begrenzte Bereitstellung und mehrere Iterationen überflüssig. Das beschleunigte den Prozess letztendlich.