Vivino zentralisiert Kreditorenbuchhaltung mehrerer Töchter und gewinnt finanzielle Transparenz

Hauptsitz in San Francisco, Kalifornien
Kunde seit 2020

Branche: Marktplatz

• Vollständig automatisierte Rechnungs- und Zahlungsprozesse
• Zahlungsprozesse von Stunden auf Minuten reduziert
• Vereinfachtes Onboarding und Management von Lieferanten mit NetSuite

Vivino ist der weltweit größte Online-Marktplatz für Wein mit der am häufigsten heruntergeladenen Wein-App. Zu seiner dynamischen internationalen Community zählen Millionen von Weintrinkern und -trinkerinnen. Mit über 233 Millionen Bewertungen und Rezensionen für 15 Millionen Winzer expandiert das Unternehmen rapide. Vivino möchte Wein demokratisieren und Menschen auf der ganzen Welt dabei helfen, die besten Weine zu entdecken.

Was ursprünglich als App zur Weinidentifikation begann, hat sich kontinuierlich zu einem blühenden Marktplatz für Winzer, Zulieferer sowie kleine Unternehmen und Boutiquen entwickelt. Das Finanzteam von Vivino agiert heute international und steht in regelmäßigem Austausch mit Lieferanten auf der ganzen Welt – jeweils in deren Landessprache. Doch das war nicht immer der Fall. Für Becca Simmons, Vivinos Head of Finance, war es sehr wichtig, das wachsende Unternehmen lokal anzupassen zu können.

Eine in verschiedene Sprachen lokalisierte Plattform war für uns ein Muss. So kamen wir quasi zu Tipalti. Wir mussten gar nicht lange überlegen, so Becca Simmons, Head of Finance, EMEA.

Zuvor hatte Vivino mit der manuellen Rechnungsverarbeitung und -freigabe zu kämpfen und musste Freigabe E-Mails manuell in NetSuite anhängen. Es fehlte ein klar definierter Prozess für das Onboarding und die Freigabe von Lieferanten, was zu einem Mangel an globaler Transparenz führte. Eine weitgehende Automatisierung für jeden Prozess war bitter nötig.

Ich möchte, dass sich mein Team auf die interessanten Buchhaltungsaufgaben konzentrieren kann und nicht auf [manuelle] monotone, prozessorientierte Aufgaben.

Die Verwaltung der Lieferanten sowie die Rechnungs- und Zahlungsabwicklung waren in den verschiedenen Unternehmen von Vivino nur noch schwer zu verfolgen. Zudem musste alles manuell in NetSuite und bei der Bank eingegeben werden. Es musste eine Lösung her, die das Onboarding neuer Lieferanten, Vertragsnehmender und Weinpartner auf eine steuerkonforme Weise ermöglicht.

Vivino ist von Natur aus ein globales Unternehmen mit Präsenz in jedem Land, indem es tätig ist. In der Vergangenheit hatte Vivino bereits verschiedene Lösungen für die Kreditorenbuchhaltung ausprobiert, die aber nicht mit der Globalität des Unternehmens mithalten konnten. Das Team wandte sich daher an Tipalti, um die Kreditorenbuchhaltung und globalen Zahlungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren.

Ist der Prozess nicht skalierbar, kann er nicht global und erfolgreich sein, so Simmons.

Durch die Integration von Tipalti mit NetSuite gewann Vivino globale Transparenz über fällige Rechnungen und überwiesene Zahlungen.

Transparenz hat sich als großer Vorteil für das Team herausgestellt. Tipalti bietet ein besseres Interface, um zu sehen, wo das Geld global jede Woche hinfließt, sowie einen vollständigen Überblick für die strategische Planung in jedem unserer Unternehmen.

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sparte Zeit im gesamten Unternehmen. Von Finanzverantwortlichen über Geschäftsinhaber bis hin zu Lieferanten – die Abläufe wurden beschleunigt und effizienter gestaltet, was gleichzeitig gesunde Lieferantenbeziehungen fördert.

Tipalti hilft bei der Durchführung der richtigen Background-Checks [für Lieferanen], stellt sicher, dass es keine Probleme mit den Bankkonten gibt, und hilft bei der Erfassung der Steuerdaten, was bei der Erstellung der 1099-Formulare am Jahresende sehr hilfreich ist.

Insgesamt sind die Zeitersparnisse ein echter Mehrwert, von dem Vivino kontinuierlich profitiert. Zahlungsabwicklungen, die früher Stunden gedauert haben, sind in Minuten erledigt. Heute bezahlt Vivino problemlos Lieferanten und Partner in über 20 Ländern und verwaltet sechs Währungen.

Ein weiterer großer Vorteil sind Cashflow-Prognosen. NetSuite hat uns das nicht sehr deutlich angezeigt. Jetzt können wir die aktuelle Situation genau verstehen: Wir sehen die Fälligkeitstermine der Rechnungen, die in einer Zeitspanne von X anstehen, um unsere Zahlungen für die Woche genau zu finanzieren.

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