Kompletter Leitfaden zur E-Rechnung in Deutschland

Mit dem neuen Jahr 2025 tritt eine bedeutende Änderung in Kraft: Für alle Unternehmen in Deutschland wird das Empfangen von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Diese Regelung basiert auf dem im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz, das eine umfassende Digitalisierung im Geschäftsverkehr vorantreibt.

Was ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) und wie funktioniert sie?

Die elektronische Rechnungsstellung, auch bekannt als E-Rechnung, revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen erstellen und verarbeiten. Dieser automatisierte Prozess ermöglicht es Anbietern, elektronische Rechnungen zu generieren und diese in einem standardisierten Format an ihre Kunden zu senden, was die Interoperabilität zwischen unterschiedlichen Systemen gewährleistet. E-Rechnung optimiert die Abläufe in der Kreditorenbuchhaltung durch die Integration in ERP- oder Buchhaltungssoftware, wodurch ineffiziente manuelle Dateneingaben von Papierrechnungen vermieden werden.

Standardisierte Datenformate für die elektronische Rechnungsstellung wie EDI (Electronic Data Interchange), XML (Extensible Markup Language) oder CSV (Comma-Separated Values) ermöglichen eine flexible und sichere Übertragung von Rechnungsdaten. Moderne E-Rechnung-Lösungen beinhalten automatische Validierungsmechanismen, die sicherstellen, dass alle Rechnungsdaten korrekt sind, bevor sie an das System des Kunden übermittelt werden.

Diese Vorgehensweise unterstützt Unternehmen nicht nur dabei, den regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, sondern fördert auch eine signifikante Steigerung der Prozesseffizienz und Transparenz in finanziellen Transaktionen.

Warum E-Rechnung jetzt für deutsche B2B-Unternehmen verpflichtend ist

Mit Beginn des Jahres 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) in Deutschland für alle B2B-Unternehmen verpflichtend. Diese gesetzliche Anforderung, eingeführt durch das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl I 2024 Nr. 108), zielt darauf ab, die Digitalisierung in allen Geschäftsbereichen voranzutreiben. Deutschland folgt damit dem Beispiel anderer EU-Mitgliedstaaten und einiger Drittländer, die die E-Rechnung bereits als Standard im Geschäftsverkehr etabliert haben.

Die Pflicht zu E-Rechnung stellt einen entscheidenden Schritt zur Modernisierung der geschäftlichen Finanzprozesse dar und unterstützt nicht nur die Einhaltung regulatorischer Standards, sondern ermöglicht auch erhebliche Effizienzsteigerungen. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Fehler reduzieren und letztlich Zeit und Kosten sparen. Dieser Übergang zur digitalen Rechnungsstellung fördert die Transparenz und Effizienz im Geschäftsverkehr und stellt eine wesentliche Investition in die Zukunftsfähigkeit und Wettbewerbsstärke jedes Unternehmens dar.

Wie wirkt sich die deutsche E-Rechnung-Verpflichtung auf Unternehmen aus?

Die Einführung der E-Rechnung-Pflicht in Deutschland markiert einen signifikanten Wendepunkt für alle B2B-Unternehmen. Diese Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse bringt eine Reihe von Herausforderungen, aber auch erhebliche Vorteile mit sich, die weit über die reine Compliance hinausgehen.

1. Erhöhte Prozesseffizienz: Durch die Verpflichtung zu E-Rechnung werden Unternehmen gezwungen, ihre Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozesse zu digitalisieren. Dies führt zu schnelleren Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung und ermöglicht eine nahezu sofortige Übermittlung finanzieller Dokumente. Der Wegfall manueller Eingriffe minimiert Fehler und beschleunigt den gesamten Zahlungseingangsprozess.

2. Kosteneinsparungen: Obwohl die Anfangsinvestitionen in E-Rechnung-Systeme für manche Unternehmen eine Hürde darstellen können, führt die Automatisierung zu langfristigen Einsparungen. Die Reduktion von Papierkosten, Porto und Arbeitsaufwand für manuelle Eingaben bedeutet, dass die Kosten für die Rechnungsbearbeitung drastisch sinken.

3. Verbesserte Transparenz und Datenanalyse: Digitale Rechnungsdaten lassen sich leichter speichern, abrufen und analysieren. Unternehmen können ihre Cashflows besser überwachen und haben jederzeit Zugriff auf detaillierte Auswertungen ihrer finanziellen Aktivitäten. Diese erhöhte Datenqualität unterstützt strategische Entscheidungen und hilft, finanzielle Risiken besser zu managen.

4. Stärkere Compliance und geringeres Betrugsrisiko: Die Standardisierung der Rechnungsdaten und -formate verbessert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Automatische Überprüfungen der Rechnungsinhalte auf die Einhaltung steuerlicher Vorschriften reduzieren das Betrugsrisiko und erleichtern Audits sowie Kontrollen durch die Finanzbehörden.

5. Nachhaltigkeitsgewinne: Die Umstellung auf E-Rechnung trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und fördert umweltfreundlichere Geschäftspraktiken. Dies ist besonders für Unternehmen wichtig, die ihre Nachhaltigkeitsziele vorantreiben und ihre ökologischen Fußabdrücke vermindern möchten.

Die Verpflichtung zu E-Rechnung in Deutschland stellt somit eine Chance für Unternehmen dar, ihre finanziellen Operationen zu modernisieren und gleichzeitig einen Beitrag zur digitalen Transformation der Wirtschaft zu leisten. Die Anpassung an diese neuen technologischen Standards hilft Unternehmen nicht nur, den regulatorischen Anforderungen zu entsprechen, sondern steigert auch signifikant ihre Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit.

Wie erstellen Unternehmen elektronische Rechnungen?

Lieferanten erstellen elektronische Rechnungen (E-Rechnung), die sie direkt an die Softwaresysteme ihrer Kunden zur Zahlung senden. Diese Funktion wird durch die Rechnungsstellungsfeatures ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware ermöglicht. Zusätzlich bieten einige Zahlungs-Apps oder Zusatzmodule die Möglichkeit von E-Rechnung mit integrierten “Jetzt bezahlen”-Buttons, um den Zahlungsprozess weiter zu vereinfachen.

Falls Kunden dennoch Papierrechnungen erhalten, bietet Tipalti eine Lösung, um diese mittels fortschrittlicher OCR-Software zu digitalisieren. Diese OCR-Software ist Teil einer umfangreichen Automatisierungssoftware zur Kreditorenbuchhaltung, die nahtlos in ERP- oder Buchhaltungssysteme integriert werden kann. Das Scannen und Umwandeln von Papierrechnungen in digitale Rechnungen stellt zwar einen Schritt zur Digitalisierung dar, wird jedoch nicht als echtes E-Rechnung betrachtet. Dies liegt daran, dass das Unternehmen des Kunden zusätzliche Schritte durchführen muss, um die Rechnungen in sein System zu integrieren.

Tipalti erleichtert diesen Prozess durch seine integrierten Lösungen, die nicht nur die Digitalisierung von Papierrechnungen ermöglichen, sondern auch eine effiziente und automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten gewährleisten. Diese Funktionalität unterstützt Unternehmen dabei, ihre Rechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren und gleichzeitig die Genauigkeit und Compliance zu erhöhen.

Standardformate für das E-Rechnung in Deutschland

In Deutschland sowie in der gesamten EU sind standardisierte Formate entscheidend für die Effizienz, Genauigkeit und Einhaltung regulatorischer Anforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung. Zu den bedeutenden Standards gehören:

XRechnung: Speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt, nutzt dieses XML-basierte Format den EN 16931-Standard und ist für B2G-Transaktionen verpflichtend.

ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteten XML-Daten für eine hybride Lösung, die sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist, und ist sowohl im B2B- als auch im B2G-Bereich anwendbar.

EDI (Electronic Data Interchange): EDI ist ein etabliertes Format für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen, das spezifische Datenstrukturen für eine Vielzahl von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen, bereitstellt. EDI fördert eine effiziente, papierlose Kommunikation zwischen Unternehmen und ist besonders in großen Organisationen und bei umfangreichen Transaktionen verbreitet.

XML (Extensible Markup Language): XML ist ein flexibles Textformat, das weit verbreitet ist und insbesondere in der elektronischen Rechnungsstellung für seine Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit geschätzt wird. XML ermöglicht es, komplexe Daten in strukturierter Form darzustellen und ist für seine Fähigkeit bekannt, sowohl von Menschen als auch Maschinen gelesen zu werden.

EN 16931: Der europäische Standard, der als Teil der Richtlinie 2014/55/EU entwickelt wurde, legt die Kerndatenfelder fest, die in einer E-Rechnung vorhanden sein müssen, um eine EU-weite Kompatibilität sicherzustellen.

Diese Formate unterstützen deutsche Unternehmen dabei, ihre Rechnungsprozesse zu standardisieren und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu erleichtern. Sie ermöglichen eine effiziente und sichere Abwicklung der Rechnungsprozesse, reduzieren Fehler und verbessern die Transparenz finanzieller Transaktionen. Die Implementierung und das Verständnis dieser Standards sind für alle Unternehmen, die von der digitalen Transformation profitieren möchten, von grundlegender Bedeutung.

Welche Probleme löst die E-Rechnung bei manueller Rechnungsbearbeitung?

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung bietet erhebliche Vorteile für Finanzabteilungen und die Kreditorenbuchhaltung, insbesondere für Unternehmen mit manuellen Prozessen. Hier sind einige der wesentlichen Probleme, die durch die E-Rechnung gelöst werden:

1. Fehleingaben durch menschliche Fehler: Manuelle Dateneingabe ist anfällig für Fehler, die durch E-Rechnung vermieden werden können. E-Rechnung-Systeme minimieren die Notwendigkeit manueller Eingriffe und verringern dadurch das Risiko von Fehlern signifikant.

2. Zeit- und Ressourcenverlust durch Fehlerkorrekturen: Fehler in manuellen Systemen erfordern oft aufwendige Korrekturen, die Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Automatisierte Systeme verbessern die Genauigkeit der Daten und reduzieren die Notwendigkeit von Korrekturen.

3. Zeitverlust und eingeschränkte Produktivität durch manuelle Rechnungsfreigaben: In manuellen Prozessen verlangsamen physische Freigaben und Unterschriften den Workflow erheblich. E-Rechnung ermöglicht eine schnelle, automatisierte Freigabe von Rechnungen, was die Bearbeitungszeit verkürzt und die Produktivität steigert.

4. Doppelte Dateneinträge und doppelte Zahlungen: Manuelle Systeme erhöhen das Risiko von doppelten Einträgen, was zu doppelten Zahlungen führen kann. E-Rechnung-Systeme verfügen über Mechanismen zur Erkennung solcher Fehler und verhindern überflüssige Ausgaben.

5. Erhöhtes Risiko von Betrugsfällen bei Rechnungen: Manuelle Rechnungsverarbeitung bietet weniger Kontrolle und Überwachung, was das Risiko von Betrug erhöht. E-Rechnung integriert fortgeschrittene Überprüfungsfunktionen und Sicherheitsmaßnahmen, die helfen, Betrug effektiv zu verhindern.

In nicht automatisierten Systemen, in denen die Kreditorenbuchhaltung OCR-Software zur schnellen Erfassung und Transkription von Rechnungen nutzt, entsteht oft ein ähnlicher Zeit- und Ressourcenaufwand wie bei vollständig manuellen Prozessen. E-Rechnung nutzt OCR auf eine vollständig automatisierte Weise, was die Effizienz weiter steigert und die Genauigkeit sicherstellt. Die Implementierung von E-Rechnung-Systemen transformiert nicht nur die Rechnungsbearbeitung, sondern optimiert auch die gesamten finanziellen Workflows eines Unternehmens.

Übergangsregeln für E-Rechnung bis Ende 2026

Bis Ende 2026 gelten Übergangsregelungen für die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung in Deutschland. Rechnungsaussteller dürfen für in den Jahren 2025 und 2026 getätigte inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Standardformat entsprechen, wie beispielsweise PDF-Dateien, bleiben in diesem Zeitraum zulässig. Wie bisher ist für solche elektronischen Rechnungsformate jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.

Während dieser Übergangsphase findet jedoch eine wichtige Änderung statt: Die traditionelle Papierrechnung verliert ihren Vorrang gegenüber der E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Dies markiert einen signifikanten Schritt in der Förderung der digitalen Transformation und Effizienzsteigerung in der geschäftlichen Kommunikation und Rechnungsverarbeitung.

Übergangsregelungen für E-Rechnung bis Ende 2027

Die Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland sehen bis Ende 2027 spezielle Bestimmungen für Unternehmen unterschiedlicher Umsatzgrößen vor. Sofern der Rechnungsaussteller im Vorjahr (2026) einen Umsatz von nicht mehr als 800.000 Euro erwirtschaftet hat, ist es diesem gestattet, für im Jahr 2027 erbrachte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen zu übermitteln. Zudem bleiben in diesem Zeitraum auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Standardformat entsprechen – wie beispielsweise PDF-Dateien mit Zustimmung des Empfängers – zulässig.

Für Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, besteht jedoch weiterhin die Möglichkeit, Rechnungen zu verwenden, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Dies gilt auch für Umsätze, die in den Jahren 2026 oder 2027 ausgeführt wurden, selbst wenn dabei keine Extraktion der erforderlichen Informationen in ein Format erfolgt, das der europäischen Norm (CEN-Norm EN 16931) entspricht oder mit dieser kompatibel ist.

E-Rechnung Anforderungen ab 2028

Ab dem Jahr 2028 treten in Deutschland neue, verbindliche Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle inländischen Unternehmen die Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend einhalten. Diese Regelung betrifft sämtliche Lieferungen und sonstigen Leistungen im B2B-Bereich (Business-to-Business).

Die neuen Vorschriften zielen darauf ab, die Effizienz und Transparenz im geschäftlichen Verkehr weiter zu steigern und sicherzustellen, dass alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung vollständig nutzen können. Durch die Standardisierung der Prozesse und Formate wird nicht nur die Kompatibilität zwischen den verschiedenen Geschäftssystemen verbessert, sondern auch der Verwaltungsaufwand erheblich reduziert.

Unternehmen sind daher aufgefordert, ihre Systeme und Prozesse anzupassen, um die neuen rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. Dies schließt die Implementierung von geeigneten elektronischen Rechnungsformaten ein, die den gesetzlichen Standards entsprechen, sowie die Sicherstellung einer sicheren und zuverlässigen Übermittlung der Rechnungsdaten.

Tipalti’s Lösung für die E-Rechnung

Elektronische Rechnungsstellung oder E-Rechnung ist eine fortschrittliche Lösung im Bereich der Kreditorenbuchhaltung (AP). Die Nutzung von Tipalti in ihren E-Rechnung-Prozessen gewährleistet erhebliche Effizienzsteigerungen, Automatisierung und Verbesserung der Compliance.

Automatisierung und Effizienzsteigerung: E-Rechnung unterstützt die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, um Arbeitsabläufe in Echtzeit zu optimieren. Dazu gehören die Integration von Lieferantenportalen, automatisierte Rechnungsabgleiche und -genehmigungen, die Verarbeitung von Massenzahlungen und die automatische Abstimmung sowie die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) für routinemäßige Aufgaben.

Zentrale Verwaltung und Zugriff: Dank der E-Rechnung können Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen auf dieselben Informationen zugreifen und spezifische Daten abrufen, die für ihre jeweiligen Aufgaben relevant sind. Dies eliminiert den Zeitaufwand und die Ressourcenbelastung, die durch die tägliche Abstimmung zwischen den Abteilungen entstehen. Die jährlichen Einsparungen durch gesteigerte Mitarbeiterproduktivität sind erheblich.

Betrugsprävention: Automatisierte Rechnungsverfahren in Verbindung mit E-Rechnungen können Betrug effektiv verhindern. Die E-Rechnung ermöglicht die Einrichtung einer verifizierten Liste von zugelassenen Lieferanten und führt automatische Überprüfungen jeder eingehenden Rechnung durch. Rechnungen von Lieferanten, die nicht auf der Liste stehen, werden sofort zur weiteren Überprüfung markiert, um potenziellen Betrug zu erkennen.

Verbesserung der Lieferantenbeziehungen: Die meisten E-Rechnung-Systeme bieten ein Lieferantenportal, über das Lieferanten den Status ihrer Rechnungen einsehen und frühzeitige Zahlungsvereinbarungen treffen können. Dies reduziert langfristig den Kommunikationsaufwand und verbessert die Effizienz.

Datensicherheit: In einer Welt, in der Cyberkriminalität weit verbreitet ist, bietet die Automatisierung eine sichere Speicherung aller Daten. Die E-Rechnung schützt nicht nur unternehmenskritische Informationen, sondern auch sensible Daten der Lieferanten vor Diebstahl oder Missbrauch. Durch die Implementierung von E-Rechnung-Lösungen können deutsche Unternehmen nicht nur ihre internen Prozesse optimieren, sondern auch Compliance-Anforderungen effektiver erfüllen und ihre Wettbewerbsfähigkeit in einem zunehmend digitalisierten Marktumfeld stärken.

Fazit: Die Vorteile von E-Rechnungen mit Tipalti

In diesem Artikel haben wir die Definition und die Funktionsweise von der E-Rechnung erläutert, den Einsatz von OCR zur Digitalisierung von Papierrechnungen besprochen, die Probleme manueller Rechnungsstellung aufgezeigt und die Vorteile von E-Rechnung-Lösungen als Teil automatisierter Systeme dargestellt.

Die Welt der Kreditorenbuchhaltung (AP) steht vor signifikanten Veränderungen, und die Einführung von E-Rechnungen ist eine Welle technologischer Neuerungen, die Unternehmen nicht ignorieren können. Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, von der Effizienzsteigerung über die Reduktion von Fehlern bis hin zur Betrugsprävention, und ist ein entscheidender Schritt hin zu einer modernisierten und digitalisierten Finanzverwaltung.

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine technologische Veränderung, sondern auch eine gesetzliche Notwendigkeit. Viele Unternehmen – von großen Konzernen bis hin zu Kleinunternehmern – müssen sich an die neuen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes (UStG) halten, das klare Vorschriften zur Rechnungsstellung und Digitalisierung enthält. Auch auf nationaler Ebene setzen Regulierungen den Rahmen für eine flächendeckende Umstellung auf elektronische Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse nicht nur effizient, sondern auch rechtlich konform sind, um Bußgelder oder steuerliche Nachteile zu vermeiden.

Tipalti erleichtert diesen Übergang durch seine umfassenden Automatisierungslösungen für die Rechnungsverarbeitung. Als führende Plattform ermöglicht Tipalti Unternehmen, ihre Rechnungs- und Zahlungsprozesse effizient zu gestalten, Compliance-Anforderungen leichter zu erfüllen und letztendlich ihre betriebliche Effizienz zu steigern. Mit Tipalti können Unternehmen die Herausforderungen traditioneller AP-Prozesse meistern und sich erfolgreich für die Zukunft rüsten.