Beste Software für Beschaffung und Einkauf in 2025

Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, ist mit dem Einkauf und Beschaffung von Waren und Dienstleistungen beschäftigt. Je effizienter und kostengünstiger der Beschaffungsprozess abläuft, desto besser läuft in der Regel auch das Geschäft. 

Es ist daher wichtig, den eigenen Wettbewerbsvorteil mit einem effizienten Beschaffungswesen zu festigen: Dabei kann auch die richtige Software einen wichtigen Beitrag leisten. 

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf neue effiziente Softwarelösungen für die Beschaffung und den Einkauf. Denn moderne Software hilft Ihnen nämlich, Kosten zu reduzieren, Ihre Mitarbeiter zu entlasten und mehr Zeit für andere strategisch relevante Aufgaben im Unternehmen freizuschaufeln. 

Doch bei so vielen Lösungen auf dem Markt stellt sich die Frage: Welche Beschaffungs- und Einkaufs-Software ist die ideale für mein Unternehmen und meine Einkaufs- und Finanzabteilung? Wir haben für Sie eine Liste der Top-Softwarelösungen für Beschaffung und Einkauf in der DACH Region in 2024 zusammengestellt.

Top-Softwares für die Beschaffung und Einkauf in der DACH-Region

1. Tipalti
2. Precoro
3. Procurify
4. Kissflow Procurement Cloud
5. SAP Ariba
6. Coupa
7. ProcurementExpress
8. Oracle Procurement Cloud

Was genau versteht man unter Software für den Einkauf und die Beschaffung?

Beschaffungs- und Einkaufssoftware, auch “Procurement Software” genannt, ist eine spezielle Art von Software, die dabei hilft, Ihren Beschaffungs- und Einkaufsprozess digital effizient zu gestalten und zu optimieren. 

Eine moderne Beschaffungssoftware erleichtert in der Regel folgende Aufgaben:

• Bedarfsanalyse
• Lieferantenauswahl
• Vertragsverhandlung
• Bestellung
• Wareneingang
• Rechnungskontrolle
• Zahlung

Sie deckt daher eine Vielzahl von Schritten im Bestell- und Beschaffungsprozess ab und hilft dabei, den Wareneinkauf zu automatisieren, zu vereinfachen und zu rationalisieren.

Moderne Softwarelösungen erbringen diese Leistung, indem sie eine oder mehrere der folgenden Funktionen zur Verfügung stellen:

• Bedarfsmanagement: Digitaler Prozess zur Erfassung und Genehmigung von Beschaffungsanforderungen
• E-Sourcing: Elektronische Ausschreibungen und Angebotsanfragen bei Lieferanten
• E-Procurement: Digitaler Einkauf über Kataloge und Bestellstrecken
• Vertragsmanagement: Digitales Verwalten von Lieferantenverträgen
• Lieferantenmanagement: Bewertung und Leistungsmonitoring von Lieferanten
• Bestellmanagement: Elektronische Freigabe und Überwachung von Bestellungen
• Wareneingang: Digitaler Abgleich von Bestellungen und Lieferungen
• Elektronische Rechnungsverarbeitung: Digitaler Eingang, Prüfung und Freigabe von Lieferantenrechnungen
• Zahlungsmanagement: Digital initiierte Zahlung von Rechnungen
• Ausgabenanalyse: Controlling und Berichterstattung zu Beschaffungsausgaben
• Integration: Anbindung an ERP- und Buchhaltungssysteme

Durch diese automatisierten Leistungen wird Ihr Einkaufsprozess beschleunigt und optimiert und gleichzeitig werden Ihre Mitarbeiter aus der Einkaufs- und Finanzabteilung entlastet.

Dementsprechend können Sie Kosten senken, Risiken im Beschaffungsprozess reduzieren und Ihr Unternehmen wettbewerbsfähiger machen

Wichtige Eigenschaften, die eine Beschaffungssoftware besitzen sollte

Wenn Sie sich für eine Einkaufs- und Beschaffungssoftware entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass die Softwarelösung auch allen Ihren Anforderungen entspricht und dabei die für Sie notwendigen Bereiche der folgenden Themenfelder und Teile des Beschaffungsprozesses abgedeckt:

Workflow-Management

Die Software sollte Workflows für wiederkehrende Prozesse wie Bestellanforderung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang etc. abbilden und automatisieren können. Dadurch lassen sich Medienbrüche vermeiden und die Prozesse beschleunigen.

Gute Beschaffungssoftware ermöglicht die einfache Modellierung individueller Workflows über eine grafische Oberfläche ohne Programmierkenntnisse.

Ausgabenkontrolle

Umfragen zeigen, dass die Kontrolle und Reduzierung von Beschaffungskosten eine der wichtigsten Prioritäten im Einkauf ist.

Eine leistungsfähige Beschaffungssoftware bietet daher umfassende Möglichkeiten zur Budgetierung, Genehmigung von Ausgaben und Kontrolle der Kostenentwicklung.

Lieferantenmanagement

Professionelles Management der Lieferantenbeziehungen ist entscheidend für nachhaltigen Beschaffungserfolg. Hier geht es um die systematische Bewertung, Entwicklung und Kontrolle von Lieferanten.

Eine gute Software ermöglicht es, alle relevanten Lieferantendaten an einem Ort zu verwalten und Lieferanten systematisch zu scoren sowie deren Leistung kontinuierlich zu überwachen.

Vertragsmanagement

Viele Unternehmen haben nur unzureichende Kontrolle darüber, welche Beschaffungsverträge mit welchen Konditionen gerade laufen.

Mit spezialisierter Software lassen sich Verträge, deren Laufzeiten, Kündigungsfristen und Konditionen übersichtlich verwalten. Das erleichtert die Kontrolle und Optimierung laufender Verträge.

Analyse und Berichterstattung

Aus den im System erfassten Beschaffungsdaten sollten aussagekräftige Kennzahlen und Berichte generiert werden können, um Performance und Potenziale aufzudecken.

Führende Lösungen ermöglichen dabei auch Predictive Analytics, also die Vorhersage zukünftiger Entwicklungen auf Basis von Machine Learning.

Mobile App

Im Zeitalter der Digitalisierung und New Work gewinnt die mobile Nutzbarkeit von Unternehmenssoftware weiter an Bedeutung.

Eine Beschaffungs-App ermöglicht den zuständigen Mitarbeitern, auch unterwegs Bestellfreigaben zu tätigen, Lieferanten zu managen oder Einkaufsberichte einzusehen.

Die 8 besten Softwarelösungen für die Beschaffung im DACH Raum

Nach einem grundlegenden Überblick über die Bedeutung und Vorteile von Beschaffungssoftware stellen wir Ihnen nun konkrete Lösungen für die Digitalisierung und Optimierung von Beschaffungs- und Einkaufsprozessen vor.

Die Auswahl basiert auf einer tiefgründigen Recherche zu führenden Tools für Unternehmen und deren Stärken für unterschiedliche Anforderungen.

Die Liste ist umfassend und berücksichtigt eine Bandbreite an Lösungen, deckt jedoch nicht den gesamten Markt ab. Wir haben uns auf die unserer Einschätzung nach relevanten Systemen für KMUs und Enterprise-Unternehmen fokussiert:

• Cloud-Lösungen für kleinere Unternehmen, die einfach einzuführen und kosteneffizient sind
• Flexible und anpassbare Lösungen für mittlere Unternehmen, die Workflows abbilden können
• Leistungsstarke Systeme für größere Unternehmen, die komplexe und internationale Beschaffung abbilden können
• Spezialisierte Lösungen, die auf bestimmte Branchen und deren Anforderungen zugeschnitten sind

Tipalti

Tipalti ist eine ganzheitliche Finanzautomatisierungs-Software, die neben Beschaffung auch Prozesse in der Buchhaltung und beim Zahlungsverkehr wie bspw. die Kreditorenbuchhaltung sowie Massenzahlungen optimiert.

Beschaffungsfunktionen: Tipalti unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Bestellungen, Verträgen und Lieferantenzahlungen. Integrierte Ausgabenanalyse-Tools bieten Einblicke in die Beschaffungsausgaben.

Tipalti bietet eine Plattform, die Benutzer in einer Reihe von Szenarien unterstützt, wie z.B:

• Vereinfachung des Bestellprozesses: Automatisierte Bestellanforderungen und -genehmigungen
• Vertragsmanagement: Zentrale Speicherung und Verwaltung von Verträgen.
• Globale Zahlungsabwicklung: Automatisierung von Lieferantenzahlungen in verschiedenen Währungen.
• Ausgabenanalyse: Reporting- utnd Analysefunktionen zur Kontrolle der Beschaffungsausgaben.

Tipaltis Automatisierungsfunktionen helfen Kunden, ihren Arbeitsaufwand in der Beschaffung erheblich zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Zielgruppe: Tipalti eignet sich besonders für schnell wachsende Unternehmen und international agierende Firmen, die ihre Finanzprozesse zentralisieren und automatisieren möchten. Die Software unterstützt die Bewältigung eines hohen Volumens an Transaktionen und vereinfacht die Zusammenarbeit mit Lieferanten weltweit.

Precoro

Precoro ist eine spezialisierte Cloud-Software zur Optimierung von Beschaffungsprozessen.

Die Software unterstützt Einsparungsmöglichkeiten des Beschaffungsvolumens durch automatisierte Prozesse, Lieferantenmanagement und Ausgabenkontrolle. Eine Mobile App sorgt für Flexibilität.

Funktionsbeispiele:

• Bedarfsanforderung und Genehmigung: Digitalisierung des Anfrageprozesses.
• Lieferantenmanagement: Bewertung und Auswahl von Lieferanten.
• Bestellverfolgung: Überblick über den Status von Bestellungen.
• Rechnungsverarbeitung: Automatisierte Prüfung und Freigabe von Rechnungen.
• Ausgabenanalyse: Identifizierung von Einsparpotenzialen.

Zielgruppe: Am besten geeignet für KMUs sowie größere Unternehmen mit Fokus auf dem B2B Handel, die ihren Arbeitsaufwand in der Beschaffung reduzieren möchten.

Procurify

Procurify ist eine weitverbreitete Software für digitales Beschaffungsmanagement. Sie deckt den gesamten Procure-to-Pay Prozess ab und verfügt über Workflow-Automatisierung, Lieferantenmanagement und robuste Analysetools.

Funktionsbeispiele:

• Bestellanforderung und -genehmigung: Automatisierte Workflows für Bestellanforderungen.
• Lieferantenmanagement: Zentrale Verwaltung von Lieferantendaten und -kommunikation.
• Budgetkontrolle: Überwachung der Ausgaben und Einhaltung von Budgets.
• Echtzeit-Reporting: Auswertungen und Analysen des Beschaffungsvolumens.
• Integrationen: Anbindung an gängige ERP- und Buchhaltungssysteme.

Zielgruppe: Am besten geeignet für KMUs sowie größere Unternehmen, die ihren gesamten Beschaffungsprozess digital optimieren möchten.

Kissflow Procurement Cloud

Kissflow bietet eine flexible und anpassbare Cloud-Lösung für die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen. Die Software zeichnet sich durch eine besonders benutzerfreundliche Oberfläche und No-Code-Konfiguration aus.

Funktionsbeispiele:

• Anpassbare Formulare für Bestellanforderungen: Erfassung aller relevanten Informationen.
• Workflow-Automatisierung: Automatisierte Genehmigungsprozesse.
• Lieferantenportal: Zusammenarbeit mit Lieferanten.
• Echtzeit-Reporting: Überblick über den Beschaffungsprozess.

Kissflows’ flexible Konfigurationsmöglichkeiten helfen Kunden, die Lösung optimal auf ihre individuellen Beschaffungsprozesse auszurichten und den Einführungsaufwand zu minimieren.

Zielgruppe: Am besten geeignet für KMUs, aber auch für größere Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse digitalisieren und optimieren möchten.

SAP Ariba

SAP Ariba ist eine cloudbasierte Procurement-Lösung für große und globale Unternehmen. Sie ist Teil des SAP-Produktportfolios und bietet Funktionen zur Automatisierung und Optimierung komplexer Beschaffungsprozesse.

SAP Ariba deckt dabei den gesamten Beschaffungszyklus im Enterprise Procurement ab, von der strategischen Planung und dem Sourcing über die Vertragsverwaltung bis hin zur Lieferantenkollaboration und -bewertung.

Funktionsbeispiele:

• Strategisches Sourcing: Identifizierung und Auswahl der optimalen Lieferanten.
• Lieferantenmanagement: Bewertung, Onboarding und Performance-Management von Lieferanten.
• Vertragsmanagement: Erstellung, Verhandlung und Verwaltung von Verträgen.
• Risikomanagement: Identifizierung und Minimierung von Beschaffungsrisiken.
• Integration mit SAP-Systemen: Nahtlose Integration in bestehende SAP-Landschaften.

Zielgruppe: Am besten geeignet für große Unternehmen und Konzerne mit komplexen, globalen Beschaffungsprozessen im SAP Umfeld.

Coupa

Coupa ist eine Cloud-basierte Business-Spend-Management (BSM)-Plattform, die neben Beschaffung auch Funktionen für Ausgabenanalyse, Vertragsmanagement und Lieferantenmanagement bietet.

Funktionsbeispiele:

• Einkauf und Beschaffung: Erstellung und Genehmigung von Bestellanforderungen, Katalogmanagement, elektronische Bestellungen.
• Rechnungsverarbeitung: Automatisierte Rechnungserfassung, -prüfung und -freigabe.
• Ausgabenanalyse: Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben und Identifizierung von Einsparpotenzialen.
• Vertragsmanagement: Zentrale Verwaltung von Verträgen und Überwachung von Vertragslaufzeiten.
• Lieferantenmanagement: Bewertung und Onboarding von Lieferanten, Performance-Management.

Zielgruppe: Am besten geeignet für mittlere bis sehr große internationale Unternehmen mit komplexen Beschaffungsanforderungen.

ProcurementExpress

ProcurementExpress ist eine Cloud-Software speziell für kleine und mittlere Unternehmen des B2B-Handels.

Sie automatisiert zentrale Beschaffungsprozesse von der Bestellanforderung bis zur Rechnungskontrolle und ermöglicht Einsparungen durch Ausgabenanalyse.

Funktionsbeispiele:

• Automatisierte Genehmigungsworkflows: Beschleunigung des Bestellprozesses.
• Budgetkontrolle: Überwachung der Ausgaben und Einhaltung von Budgets.
• Katalogmanagement: Einfache Bestellung aus vorgefertigten Katalogen.
• Berichtswesen: Auswertungen und Analysen des Beschaffungsvolumens.

Zielgruppe: Am besten geeignet für KMUs im B2B-Handel und produzierenden Gewerbe.

Oracle Procurement Cloud

Die Oracle Procurement Cloud ist eine umfassende Lösung auf Enterprise-Level zur Automatisierung komplexer Beschaffungsprozesse.

Sie deckt den gesamten Source-to-Settle-Prozess ab und bietet Funktionen für strategisches Sourcing, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Risikomanagement und die Automatisierung von Beschaffungsprozessen.

Funktionsbeispiele:

• Self-Service-Beschaffung: Mitarbeiter können Bestellanforderungen direkt im System erstellen.
• Lieferantenqualifizierung und -bewertung: Auswahl und Management von Lieferanten basierend auf definierten Kriterien.
• Automatisierte Workflows: Beschleunigung von Genehmigungs- und Bestellprozessen.
• Integriertes Risikomanagement: Identifizierung und Minimierung von Beschaffungsrisiken.
• Umfassende Analyse- und Reportingfunktionen: Überblick über die Beschaffungsperformance.

Zielgruppe: Am besten geeignet für internationale Großunternehmen und Konzerne.

Auswahl der besten Beschaffungssoftware für Ihr Unternehmen

Bei der Auswahl einer geeigneten Beschaffungssoftware ist es entscheidend, die Lösung auf die individuellen Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens abzustimmen.

Folgende Aspekte sollten Sie dabei berücksichtigen:

Unternehmensgröße

Für kleinere Unternehmen eignen sich spezialisierte Cloud-Lösungen, die einfach einzuführen sind und keine großen Investitionen erfordern.

Mittlere und große Unternehmen sollten eine leistungsstarke Software wählen, die Workflows abbildet und wachsende Beschaffungsvolumen bewältigen kann.

Internationalität

Unternehmen mit vielen internationalen Lieferanten und Standorten benötigen Software, die mit mehrsprachigen User-Interfaces und Prozessen umgehen kann.

Branche

Bestimmte Lösungen sind auf die Anforderungen spezifischer Branchen wie Produktionsunternehmen, Handel oder Dienstleistungen zugeschnitten.

IT-Landschaft

Ist bereits ein ERP-System im Einsatz, sollte die Beschaffungssoftware eine nahtlose Integration ermöglichen.

Budget

Bei der Wahl einer Softwarelösung sollten die Gesamtkosten sorgfältig geprüft werden. Hier gilt: Nicht mehr ausgeben als für die Optimierung der eigenen Prozesse nötig ist.

Mit kostenlosen Testzugängen lassen sich Lösungen risikofrei evaluieren.

Bei der Entscheidung sollten auch mögliche Einsparpotenziale durch die Beschaffungssoftware kalkuliert werden. Oft amortisiert sich die Investition schnell durch Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne im Einkauf.

Arten von Software für den Einkauf und die Beschaffung

Grundsätzlich lassen sich Beschaffungssoftwarelösungen in zwei Kategorien einteilen:

Standardsoftware

Standardsoftware sind vorkonfigurierte Lösungen, die sich durch Anpassung der Parameter an die Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen lassen.

Vorteile sind der geringe Einführungsaufwand und niedrige Kosten. Nachteil kann eine eingeschränkte Flexibilität und nicht ganz optimale Prozessabbildung sein.

Individuelle Software

Bei der individuellen Software werden die Prozesse und Workflows von Grund auf nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens konzipiert und programmiert.

Vorteil ist die optimale Prozessunterstützung. Nachteil sind der hohe Projektaufwand und damit verbundene Kosten.

Mittlerweile gibt es auch flexible Baukasten-Lösungen, die eine individuelle Anpassung durch Konfiguration statt Programmierung ermöglichen. Diese vereinen die Vorteile von Standard- und Individualsoftware.

Vorteile der Nutzung von Beschaffungssoftware

Der Einsatz einer modernen Beschaffungssoftware bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und Optimierungspotenziale:

1. Prozessbeschleunigung

Durch die Automatisierung manueller Tätigkeiten lassen sich Beschaffungsprozesse stark beschleunigen. So reduziert sich der Aufwand für eine Bestellfreigabe von oft mehreren Tagen auf wenige Minuten.

2. Kostenreduktion

Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen lassen sich Transaktionskosten im Einkauf nachhaltig reduzieren.

3. Risikominimierung

Standardisierte digitale Prozesse vermeiden manuelle Fehler. Compliance-Risiken werden durch digital auditierbare Prozesse gemindert.

4. Strategische Beschaffung

Durch Ausgabenanalysen und effektives Lieferantenmanagement ermöglicht Beschaffungssoftware eine strategische Optimierung von Kosten und Lieferantenbeziehungen.

5. Mitarbeiterentlastung

Routineaufgaben werden durch die Software abgenommen, sodass die Mitarbeiter sich auf wertschaffende Aufgaben konzentrieren können.

6. Nachhaltige Beschaffung

Beschaffungssoftware ermöglicht die systematische Berücksichtigung von Nachhaltigkeitskriterien im Einkauf.

Moderne Cloud-Lösungen bieten hohe Skalierbarkeit, sodass sich die Beschaffungsprozesse flexibel mit dem Unternehmenswachstum anpassen können.

Softwarelösungen für einen optimalen Beschaffungs- und Einkaufsprozess

Die vorgestellten Lösungen decken die Bandbreite an Funktionen und Möglichkeiten für die Digitalisierung von Beschaffung und Einkauf ab. Jedes Unternehmen hat dabei individuelle Schwerpunkte und Anforderungen.

Um die optimale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, empfehlen wir eine Analyse basierend auf folgenden Fragen:

• Welche Prozesse möchten Sie optimieren — von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsfreigabe?
• Wie komplex sind Ihre Lieferantenbeziehungen und Beschaffungsvolumen?
• Benötigen Sie spezielle Funktionen für Ihre Branche oder Ihr Geschäftsmodell?
• Wie hoch sind Ihre Anforderungen an Flexibilität, Skalierbarkeit und IT-Integration?
• Welche Budget- und Lizenzmodelle passen zu Ihrer Unternehmensgröße?

Die vorgestellten Systeme haben unterschiedliche Stärken. Manche fokussieren sich auf Prozessautomatisierung, andere auf Ausgabenkontrolle und -analyse. Abhängig von Ihren Prioritäten sind daher unterschiedliche Lösungen geeignet.

Die cloudbasierte Beschaffungslösung von Tipalti hilft Ihnen, die Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung von Beschaffungsprozessen voll auszuschöpfen.

Tipalti deckt mit seinem Procure-to-Pay Automatisierungsansatz Ihren gesamten Beschaffungsprozess ab — von der Bedarfsanforderung über Bestellung und Lieferung bis zur Rechnungsfreigabe.

Mit Funktionen wie Bestellmanagement, Lieferantenzahlungen und Ausgabenanalyse optimiert Tipalti Ihre Beschaffungskette und steigert die Effizienz.

Mit Tipalti rationalisieren, vereinfachen und skalieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse, sodass Ihr Unternehmen schnell und effizient wachsen kann.

Kontaktieren Sie uns und wir helfen Ihnen bei der Analyse, wie Tipalti Ihre Beschaffung und Ihren Einkauf optimieren kann. Digitalisieren Sie Ihre Procure-to-Pay-Prozesse jetzt mit Tipalti!