Komplettanleitung zum Procure-to-Pay in Deutschland

Der Procure-to-Pay-Prozess (P2P) spielt eine entscheidende Rolle im Beschaffungs- und Finanzmanagement deutscher Unternehmen. Durch die nahtlose Integration von Einkaufs- und Zahlungsprozessen hilft P2P nicht nur bei der Effizienzsteigerung, sondern fördert auch die Transparenz und Kontrolle finanzieller Transaktionen. In einem Markt, der durch strenge regulatorische Anforderungen und das Bedürfnis nach präziser Buchhaltung geprägt ist, stellt P2P in Deutschland eine unverzichtbare Strategie dar, um Wettbewerbsfähigkeit und finanzielle Integrität zu sichern.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige über den Procure-to-Pay-Prozess und E-Procurement. Sie lernen, wie diese Systeme funktionieren, warum sie für deutsche Unternehmen so wichtig sind und wie sie implementiert werden können, um Kosten zu senken und Prozesse zu optimieren.

Was ist Procure-to-Pay (P2P)?

Procure-to-Pay (P2P) ist ein Geschäftsprozess, der den gesamten Zyklus von der Beschaffung benötigter Waren und Dienstleistungen über den Wareneingang und die Prüfung bis hin zu den Buchhaltungs- und Zahlungsprozessen umfasst.

Zu den Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable) gehören:

1. Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Bestellungen und Wareneingangsberichten (3-Way Matching)
2. Genehmigung von Rechnungen und Freigabe zur Zahlung
3. Bezahlung genehmigter Rechnungen
4. Erfassung und Verbuchung der Transaktionen
5. Erstellung von Berichten und Finanzanalysen

Diese Procure-to-Pay-Definition zeigt, dass P2P aus vielen prozesskritischen Schritten besteht, die Unternehmen helfen, ihre Einkaufs-, Rechnungs- und Zahlungsabläufe effizient und automatisiert zu gestalten.

Wie funktioniert der Procure-to-Pay-Prozess?

Procure-to-Pay (P2P) funktioniert, indem es die Abläufe in der Beschaffung, dem Wareneingang und der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable) während des gesamten Procure-to-Payment-Prozesses standardisiert und optimiert. Die im P2P-Prozess verwendeten Dokumente umfassen Bestellanforderungen (Purchase Requisitions), Bestellungen (Purchase Orders), Wareneingangsberichte (Receiving Reports) und Lieferantenrechnungen (Vendor Invoices).

Procure-to-Pay funktioniert am effizientesten, wenn die Prozesse durch ein E-Procurement-System automatisiert werden, das mit einer AP-Automatisierungssoftware (Accounts Payable Automation) kombiniert und in ein ERP- oder Buchhaltungssystem integriert ist. Diese P2P-Softwarelösungen ersetzen Papierdokumente und manuelle Dateneingaben, wodurch die Prozesse in Beschaffung, Einkauf, Rechnungsverarbeitung, Zahlungen und Buchhaltung deutlich effizienter werden.

Was ist der Procure-to-Pay-Prozess?

Der P2P- oder Procure-to-Pay-Prozess sieht typischerweise so aus:

• Lieferantenmanagement – Umfasst alle Maßnahmen zur Auswahl, Pflege und Optimierung von Lieferantenbeziehungen. Ein effektives Lieferantenmanagement sorgt für stabile Lieferketten, minimiert Risiken und stellt sicher, dass Ihr Betrieb reibungslos läuft. Schon kleine Störungen in der Versorgung können den Geschäftsbetrieb erheblich beeinträchtigen.
• Lieferantenauswahl – Die Lieferantenauswahl nezeichnet den strukturierten Auswahlprozess, bei dem potenzielle Lieferanten recherchiert, bewertet und verglichen werden, um die bestgeeigneten Partner für Qualität, Preis und Zuverlässigkeit zu identifizieren. Langfristige, strategische Partnerschaften mit den richtigen Lieferanten sind ein zentraler Erfolgsfaktor im Purchase-to-Pay-Zyklus. Manuelle Auswahlprozesse sind dabei oft zeit- und ressourcenintensiv – eine effiziente Digitalisierung kann hier erheblich entlasten und die Qualität der Entscheidungen verbessern.
• Anforderung – Die Anforderung bezieht sich auf den Prozess der internen Genehmigung durch Abteilungsleiter oder Unternehmensführer, um die notwendigen Rohgüter oder Dienstleistungen zu bestellen. In vielen Unternehmen ist dies einer der kompliziertesten Schritte im manuellen P2P-Zyklus, bei dem Unterschriften verloren gehen, Abteilungsleiter nicht verfügbar sind, wenn sie benötigt werden, und viele andere manuelle Probleme auftreten.
• Bestellung – Nach der Anforderung wird die Bestellung erstellt. Die Bestellung ist ein formelles Dokument, das die Einzelheiten Ihrer Bestellung genau festlegt, damit Ihr Lieferant sie korrekt und genau ausführen kann.
• Warenannahme – Die Warenannahmephase des Purchase-to-Pay-Zyklus bezieht sich auf den Prozess des physischen Empfangs der bestellten Rohgüter oder Dienstleistungen.
• Rechnungsabgleich – Der Rechnungsabgleich ist der Akt des Vergleichens der Rechnung mit der Bestellung, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt und Ihr Lieferant Ihnen die richtigen Beträge berechnet hat. (Dies ist oft einer der mühsamsten Aspekte des Rechnungsprozesses und einer der Hauptgründe, Ihren Procure-to-Pay-Prozess mit einer Zahlungslösung zu automatisieren.)
• Kreditorenbuchhaltung – Als letzter Schritt im Zyklus umfasst dieser Prozess die vollständige Abwicklung von der Bestellung bis zur Zahlung – inklusive pünktlicher Zahlungsabwicklung und ordnungsgemäßer Verbuchung in den Buchhaltungs- und Zahlungssystemen. (Der Schritt der Kreditorenbuchhaltung ist ebenfalls ein ausgezeichneter Grund, Ihren Procure-to-Pay-Zyklus zu automatisieren.)
• Archivierung (gemäß den gesetzlichen Vorgaben) – Die ordnungsgemäße Archivierung der Dokumente im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht.

Wie passt E-Procurement in den Procure-to-Pay-Prozess?

Was ist E-Procurement?

E-Procurement bezeichnet den Einsatz digitaler Netzwerke oder Softwareplattformen, um Waren und Dienstleistungen über ein Online-Lieferantenportal, das Internet oder das firmeninterne Intranet zu beschaffen. E-Procurement-Plattformen lösen Probleme, die im Procure-to-Pay (P2P) Prozess auftreten.

Einige spezialisierte E-Procurement-Plattformen ermöglichen es Mitarbeitern in Deutschland, wiederkehrende Käufe von günstigeren Artikeln (wie z. B. Büromaterialien) über ein Netzwerk von vorab genehmigten Lieferanten zu tätigen, indem sie standardisierte Preislisten oder Freigabeprozesse nutzen. Das Ergebnis ist eine bessere Nachverfolgung der Käufe für das Management von Tail Spend und niedrigere Einkaufskosten.

Unabhängig davon, ob Sie derzeit von einem optimierten Beschaffungsprozess profitieren oder nicht, können Sie erheblich von einem E-Procurement-Softwaresystem profitieren, das künstliche Intelligenz und Echtzeitanalysen nutzt.

Welche Probleme im Procure-to-Pay können E-Procurement und AP-Automatisierung lösen?

PwC Deutschland hat in seiner Studie “Digital Procurement Survey 2024” festgestellt, dass die Digitalisierung im Beschaffungsbereich eine hohe Priorität für Unternehmen hat, um deren Leistungsfähigkeit und Resilienz zu verbessern. Die Studie betont, dass etwa 70 % der Beschaffungsabteilungen bis 2027 eine signifikante Digitalisierung ihrer Prozesse anstreben, was die Effizienz und Kostenkontrolle verbessern soll.

Häufige und mühsame Probleme, die Sie mit E-Procurement und AP-Automatisierungssoftware beheben können, umfassen:

• Fehlendes zentralisiertes Vertragsmanagement – Unsere E-Procurement-Lösung bietet eine effektive und benutzerfreundliche Schnittstelle für das Vertragsmanagement, die es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Verträge an einem digitalen Ort zu verfolgen. Nichts ist unprofessioneller als ein verlorener Vertrag. Wenn große Einkäufe getätigt werden, wird das Nachverfolgen der Verpflichtungen jeder Partei noch kritischer.
• Schlechte Ausgabentransparenz – Beschaffungssoftware priorisiert leicht nachvollziehbare Ausgabentransparenz. Sie müssen Ihre wöchentlichen und monatlichen Kosten bis auf den Cent genau kennen, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Neben der genauen Kenntnis Ihrer Kosten können Sie auch Ausgabenbereiche analysieren und Ihre Ressourcenausgaben effektiver planen.
• Unorganisiertes Bestellmanagement – Wenn Ihnen derzeit eine zentralisierte Methode zur Bestellverwaltung fehlt, setzen Sie sich einem erhöhten Risiko von Doppelzahlungen, Versäumniszuschlägen und unnötig langen Zykluszeiten aus. All dies verlangsamt Ihr Geschäft und belastet Ihre Gewinnmarge über einen langen Zeitraum erheblich.

Die integrierte Kombination aus Procurify-Beschaffung und Tipalti-Zahlungsautomation für Kreditoren und globale Massenzahlungen bietet eine komplette Procure-to-Pay-Softwarelösung.

Die Tipalti-Software umfasst ein Lieferantenportal für die Onboarding- und Kommunikation mit Lieferanten, die Zentralisierung von Dokumenten, die Bereitstellung von Statusinformationen und das Hochladen von Lieferantenrechnungen (E-Invoicing) für die Kundenbezahlung. Tipalti prüft zudem mit Tausenden von Regeln, um doppelte sowie betrügerische Zahlungen zu vermeiden.

Was ist der Unterschied zwischen Source-to-pay and Procure-to-pay?

Source-to-Pay (S2P) umfasst den gesamten Prozess von der strategischen Auswahl der Lieferanten bis zur Zahlungsabwicklung. Es beginnt mit der Identifizierung und Auswahl von Lieferanten und beinhaltet die Verhandlung von Verträgen, was es zu einem umfassenden Ansatz macht, der auf langfristige Effizienz und Kostenkontrolle ausgerichtet ist.

Procure-to-Pay (P2P), auch bekannt als Purchase-to-Pay, konzentriert sich dagegen auf den operativen Einkaufsprozess. Es startet mit der Bestellung basierend auf Einkaufsanforderungen und geht bis zur Zahlung der Lieferantenrechnungen. Der Schwerpunkt liegt hier auf der Optimierung der Transaktionsprozesse und der Kostenkontrolle im operativen Geschäft.

Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, jedoch bietet Source-to-Pay einen strategischeren und ganzheitlichen Ansatz, während Procure-to-Pay speziell auf die Effizienz der Beschaffungs- und Zahlungsvorgänge abzielt.

Was sind die besten Verfahren in E-Procurement und AP-Automatisierung?

Best Practices in E-Procurement und AP-Automatisierung (Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung) sind entscheidend für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse optimieren und die Effizienz verbessern möchten. Hier sind einige Schlüsselpraktiken, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Anpassung Ihrer Lösung: Es ist wichtig zu erkennen, dass Lösungen für E-Procurement und AP-Automatisierung nicht universell passend sind. Unternehmen sollten nach Software suchen, die an ihre spezifischen Bedürfnisse angepasst werden kann, insbesondere beim Skalieren. Wenn Sie ein Unternehmen gründen oder erweitern, wählen Sie eine Zahlungslösung, die Ihren aktuellen betrieblichen Anforderungen entspricht und mit Ihrem Geschäft wachsen kann.
2. Kalkulation durchführen: Vor der Implementierung eines E-Procurement-Systems sollten Sie die finanziellen Implikationen gründlich analysieren. Dazu gehört die Budgetierung für Implementierungs- und Integrationskosten und der Vergleich dieser Kosten mit den Vorteilen und Einsparungen, die das System gegenüber Ihren aktuellen Prozessen bieten könnte. Eine günstige Kosten-Nutzen-Rechnung ist entscheidend für eine erfolgreiche Einführung.
3. Fokus auf überzeugende Anreize: Denken Sie über kurzfristige Vorteile wie Kosteneinsparungen und gesteigerte Effizienz hinaus. E-Procurement und AP-Automatisierung können weitreichendere Effekte haben – etwa die schnellere Entwicklung besserer Produkte, eine höhere Servicequalität oder mehr unternehmerische Agilität. Wer diese übergeordneten Ziele im Blick behält, stärkt nicht nur die interne Motivation, sondern richtet das gesamte Team auf den strategischen Mehrwert der neuen Lösungen aus.
4. Integration und Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass die E-Procurement- und AP-Automatisierungssoftware nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert werden kann. Eine reibungslose Integration ist entscheidend, um Prozesse effektiv zu automatisieren, ohne andere Geschäftsabläufe zu stören.
5. Schulung und Support: Die Einführung neuer Technologien erfordert eine angemessene Schulung und Unterstützung für Ihr Team. Achten Sie darauf, dass der Softwareanbieter umfassende Schulungsmaterialien und Unterstützung bietet, um Ihrem Team die Anpassung an das neue System zu erleichtern.
6. Sicherheit und Compliance: Bei jeder digitalen Lösung hat Sicherheit oberste Priorität. Wählen Sie Software, die den Branchenstandards und -vorschriften entspricht, um Ihre Daten und finanziellen Transaktionen zu schützen.
7. Kontinuierliche Verbesserung: Behandeln Sie die Implementierung einer E-Procurement- und AP-Automatisierungslösung als dynamischen Prozess. Überprüfen Sie regelmäßig deren Leistung und seien Sie offen für Anpassungen, um Funktionalität und Effizienz zu verbessern.

Mit diese Best Practices können Unternehmen sicherstellen, dass sie das Potenzial von E-Procurement und AP-Automatisierung voll ausschöpfen, um ihre Beschaffungsprozesse und die allgemeine betriebliche Effizienz zu verbessern.

Warum sollten Sie E-Procurement implementieren?

E-Procurement automatisiert und optimiert die Beschaffungs- und Einkaufsphasen des Procure-to-Pay-Prozesses und bietet zahlreiche Vorteile. Der Einsatz einer integrierten Procure-to-Pay-Software, die den gesamten P2P-Prozess abdeckt, bietet die größten Vorteile.

Hier sind einige der wichtigsten Gründe, warum viele Geschäftsführer, CFOs und Finanzleiter eine E-Procurement-Lösung für ihre Unternehmen gewählt haben:

• Verbesserte Rechenschaftspflicht: E-Procurement fördert die Verantwortlichkeit aller Mitarbeiter und Abteilungen. Die Dokumentation wird vereinfacht, alle Aufzeichnungen sind zentral zugänglich und die Ausgabenanalyse ist einfacher denn je.
• Automatisierte Einkaufskontrollen: Verabschieden Sie sich von komplexen Genehmigungshierarchien, papierbasierten Unterschriftsprozessen und weiteren Schwachstellen manueller Procure-to-Pay-Abläufe. Durch den Einsatz moderner E-Procurement-Software können Einkaufskontrollen präzise und regelbasiert automatisiert werden – abhängig von definierten Anforderungen. So lassen sich beispielsweise Genehmigungsschwellen auf Basis von Betragsgrenzen festlegen, um eine zentrale, transparente und revisionssichere Steuerung der Unternehmensausgaben zu gewährleisten.
• Nahtlose Unterstützung bei der Steuer: E-Procurement-Software stellt sicher, dass Sie in der Steuerzeit alle Grundlagen abgedeckt haben. Sie haben Zugriff auf automatisierte Einkaufsberichte, elektronische Prüfspuren und viele andere unglaublich nützliche Funktionen.

Eine E-Procurement-Lösung gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Ablauf in Ihrer Beschaffungsabteilung, senkt die Kosten, verbessert den Cashflow und trägt somit zur Steigerung der Rentabilität des gesamten Unternehmens bei.

Ob Sie Kosten senken, die Wirksamkeit Ihrer P2P-Lösung erhöhen, für Compliance während der Steuerzeit sorgen oder andere Herausforderungen im P2P-Prozess meistern möchten – eine E-Procurement-Lösung unterstützt Sie dabei, Ihre Einkaufsabteilung nachhaltig zu optimieren. Weitere zentrale Vorteile, die Unternehmen durch E-Procurement erfahren, sind eine verbesserte Ausgabentransparenz sowie erhöhte Sicherheit und Kontrolle. Vereinfachen Sie Ihren Arbeitsalltag und schaffen Sie sich mehr Zeit und Ressourcen, um den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens voranzutreiben.

Tipalti stellt Ihnen eine umfassende Procure-to-Pay-Plattform zur Verfügung, die selbst den anspruchsvollsten Beschaffungsanforderungen gerecht wird. Entdecken Sie Tipalti Procurement – Ihre Lösung für effizientes und transparentes E-Procurement. Optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse mit einer fortschrittlichen Software, die Kosten reduziert und Ihnen volle Transparenz verschafft.